改用雲電郵 提升中小企營運力

AGG News   •   Nov 7th, 2017

報導指 2017 年電郵服務排名,Gmail 用戶超過 10 億。大部份香港人慣常用 Gmail/Hotmail/Yahoo 免費個人帳戶,其實已習慣使用網上電郵。有發現 61% 用戶是使用流動裝置檢查電郵(包括日常及公司電郵),無怪乎越來越多客戶詢問如何可以用手機檢查公司電郵。

大多數客戶有以下問題:

  1. 同事有外出工作/開會需要丶但開會時檢查唔到電郵
  2. 同事、老板需要出 trip 時檢查電郵
  3. 放工、假期有時需處理突發工作
  4. 如何處理離職同事電郵

大部份中小企基本上都沒有足夠人手、IT 知識好好管理公司電郵系統,甚至有部份同事將公司所有電郵 forward 到私人電郵,而公司帳戶並沒留底,老板亦不知情,當同事離職,接手同事想跟進過往工作,先發現乜都揾唔到。

好多公司本身有網站,隨 hosting 附送 100 個甚至更多免費電郵帳戶,一用十年,但近年發現此方法移動性低,要在手機上設定 POP3/IMAP 之類非常麻煩,不同型號手機有時設定又唔同。

AGG 成日提倡「冇免費午餐」道理,想要提高移動性譲同事手機收發電郵,生意做得更快,提升對客戶 response rate。Google G-Suite 係中小企首選。$40月費比一般手機月費更平。若你公司有十個同事,每月$400 相比過往 hosting 公司提供的免費電郵當然會覺得不合理,但唔好忘記 G-suite 提供嘅係一套整全雲端方案。包括企業版 Google Drive 可供同事 share 檔案,以及筆者覺得最抵用的 Google Document,一般文書如 Word丶Excel丶PowerPoint 也可 online / offline 處理,比一套 Windows Office 或 office 365 更化算。最後更可善用企業版 Google Calendar,所以同事用手機檢查開會時間日期地點,一目瞭然。

最後提提大家,Windows 用戶經常覺得公司電腦越用越慢,當公司所有 email 存取在雲端上,可大大幫助加快同事電腦速度,營運能力必大大提高。